Gestionnaire de Scolarite H/F - Université de Picardie Jules Verne

L'UFR Arts a pour objectif de former des étudiants et de futurs professionnels dans de nombreux domaines de la création et des métiers artistiques. L'UFR Arts est habilitée à décerner les diplômes nationaux suivants : Licence, Master, Doctorat dans les disciplines Arts Plastiques, Arts du Spectacle et Histoire de l'Art. L'équipe administrative de l'UFR est composée de 8 personnes : une directrice administrative, une assistante de direction, une coordinatrice de scolarité, quatre gestionnaires de scolarité et un technicien audiovisuel.
Mission principaleAssurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants inscrits.Activités principales-Accueillir les étudiants et les enseignants:Effectuer l'accueil physique et téléphoniqueApporter un accueil personnalisé aux étudiants étrangers et/ou en situation de handicapRépondre aux questions adressées par courrier électroniqueRenseigner les étudiants, enseignants ou autres publics-Assurer la gestion administrative des dossiers:Traiter les dossiers en interne et en externeAfficher les renseignements fournis par les enseignantsGérer les demandes de reprographie des enseignantsArchiver les dossiers-Assurer la bonne gestion des emplois du temps:Aider les responsables pédagogiques à finaliser les emplois du tempsAttribuer les salles dans le respect de l'emploi du temps et des capacités d'accueilAfficher les emplois du temps et gérer les modifications au cours de l'annéeCommuniquer les absences des enseignants aux étudiants-Participer à l'organisation et au suivi des examens:Préparer le calendrier des examens (y compris les particularités relatives aux étudiants en situation de handicap)Collecter les sujets d'examens, les faire reprographier et en assurer la mise sous pliPréparer le matériel d'examen (copies, brouillons, listes d'émargement, procès-verbaux...)Effectuer les inscriptions pédagogiquesCollecter et traiter les notesTransmettre les relevés de notes et attestations de réussite aux étudiantsEditer les PV de jurysRemettre les diplômes aux étudiantsGérer les réclamations des étudiants-Effectuer tout travail collaboratif au sein du service:Aider ponctuellement les collègues dans leurs missionsEn cas d'absence d'une collègue, prendre en charge une partie de ses missions.

Compétences requisesSavoirs généraux, théoriques ou disciplinaires- Connaissance du domaine universitaire- Sens des priorités face à plusieurs demandes simultanéesSavoir-faire opérationnels/techniques- Connaître les outils bureautiques informatiques: courrier électronique, excel, traitement de textes- Maîtriser l'expression orale- Maîtriser l'expression écrite- Maîtriser les techniques d'accueil- Comprendre les besoins des étudiants et leur apporter une réponse précise- Assurer le lien entre les responsables d'année et les étudiantsSavoir-être- Capacité d'écoute- Avoir le sens relationnel- Etre autonome- Etre réactif- Avoir le sens des responsabilités- Savoir être respectueux-Avoir l'esprit collectif et collaboratif- Discrétion, rigueur, ponctualité, dynamisme et esprit positif

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement de texte
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Dynamisme
• Excel
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier
• Réactivité