Gestionnaire Administratif H/F - Gestion des Actifs et Appui a la Mobilite Hauts-De-France

Au sein d'une équipe à taille humaine, le/la gestionnaire administratif (H/F) assure un rôle de support transversal auprès de la Direction et des collaborateurs du pôle technique. Il/elle contribue au bon fonctionnement quotidien de la société à travers des missions administratives variées.

Le poste offre une diversité de tâches dans plusieurs domaines de gestion, avec une dimension avant tout administrative. Il ne nécessite pas d'être expert dans chacun des domaines concernés : un accompagnement est prévu lors de la prise de poste afin de permettre une appropriation progressive des missions, des outils et des procédures de la société.

TÂCHES PRINCIPALES :

1. Gestion administrative et support transverse

Assurer la réception et l'envoi des courriers, et la gestion de la boîte de réception générique des courriels,
Classer les documents administratifs,
Apporter un soutien administratif à la Direction dans l'établissement des documents officiels, incluant leur relecture et leur diffusion,
Assurer une gestion efficace des déplacements et rendez-vous du/des dirigeant(s),
Apporter un appui de type moyens généraux.

2. Appui à la gouvernance des instances de la SPL

Assurer l'organisation des réunions des instances et le secrétariat statutaires sous la supervision de la Direction,
Assurer le suivi administratif des décisions prises par les instances de gouvernance.

3. Appui à la gestion des RH

Préparer les variables de paie pour transmission à l'expert-comptable,
Suivre l'exécution du plan de développement des compétences de la société,
Suivre les obligations relatives aux visites d'information et de prévention, et relatives au DUERP.

4. Appui à la fonction comptabilité

Traiter la réception et conformité des factures et notes de frais reçues jusqu'à leur mise en paiement,
Enregistrer des écritures comptables simples et assurer le classement des pièces comptables,
Appuyer la constitution des dossiers comptables.

5. Contrats et commande publique

Apporter un appui administratif à la passation et à l'exécution de contrats, relevant notamment du code de la commande publique,
Assurer le suivi administratif des contrats fournisseurs.

6. Structuration des processus et gestion documentaire

Appuyer la structuration des processus et la mise en place de la gestion documentaire,
Apporter plus globalement un soutien au salarié en charge du pilotage et à l'animation du système qualité de la société.

- FORMATION / EXPERIENCE :

Le niveau de formation initiale attendu est de type Bac +2 (DUT GEA, BTS CG, BTS GPME, BTS SAM), ou Bac +3 (BUT GEA, licence en comptabilité, gestion), ou toute autre formation équivalente.

Une expérience minimum de 2 ans est souhaitée sur un poste similaire ou comparable.

Les candidatures de personnes ayant acquis une expérience administrative au sein de collectivités territoriales sont également les bienvenues.

- SAVOIR-ETRE :

Autonomie, polyvalence, rigueur et dynamisme.

- SAVOIR-FAIRE :

Rédaction, gestion administrative et organisation, gestion documentaire, opérations comptables courantes,

Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office. Maîtrise de Sage 100 serait un plus.

La Société publique locale, Gestion des Actifs et Appui à la Mobilité Hauts-de-France (SPL GAAM HDF) est une société anonyme créée en mars 2024, dont l'actionnariat est détenu à 99,9% par la Région Hauts-de-France et à 0,1% par Amiens Métropole. Son siège social est basé à Amiens.

Son objet est de gérer de manière déléguée en quasi-régie, pour le compte de ses actionnaires, les actifs des services de transport qui lui seront confiés, notamment ferroviaires, et de pourvoir à leur financement sur une longue durée de 40 ans (matériels roulants, installations de maintenance de maintenance et de remisage, outillages, bâtiments). Elle apporte également ses conseils à ses actionnaires, au travers notamment le rendu d'études liées à la définition de spécifications techniques permettant l'achat de matériels roulants neufs, la réalisation d'opération de régénération à mi-vie, ou la modernisation des installations de maintenance et de remisage des trains, dans un contexte d'ouverture progressive du secteur ferroviaire à la concurrence.

La SPL GAAM HDF contribue ainsi à répondre aux enjeux de mobilité en Région Hauts-de-France, en participant à l'optimisation financière des investissements.

• Gestion des fonds documentaires
• Notes de frais
• Dynamisme
• Autonomie
• Facturation
• Traitement du courrier
• Paie
• Capacité d’adaptation