Assistant Administratif H/F - Geiq Btp Hdf

Le GEIQ BTP HDF recrute un(e) apprenti(e) pour monter en compétences sur un poste clé et polyvalent au coeur de notre organisation opérationnelle.

Caractéristiques du poste
Lieu de travail : Amiens (80) Type de contrat : Contrat d'apprentissage (Contrat de professionnalisation envisageable)
Durée : 1 à 2 ans (selon le cursus Bac +3 visé)
Rythme : Temps plein - 35 heures hebdomadaires (partagé selon le calendrier de l'école)
Statut : ETAM (Position A)
Régime conventionnel : Convention Collective Nationale du Bâtiment (ETAM)

Mission Générale
Sous la responsabilité de la direction d'agence ou de secteur, vous assurerez progressivement la gestion administrative, financière, humaine et logistique des chantiers et de la structure.
Véritable pivot de l'organisation, vous collaborerez étroitement avec les directeurs de secteur, les conducteurs de travaux et les chargés d'affaires pour garantir la fluidité des opérations et le respect des procédures internes du groupe. Cette alternance vous permettra de valider des compétences transversales de niveau Bachelor/Licence Professionnelle.
Activités et Responsabilités Principales
En binôme avec votre tuteur, vos missions s'articuleront autour de 5 grands piliers :
1. Gestion Administrative et Sécurité des Chantiers
Formalités d'ouverture : Établissement des formulaires CERFA A.O.C. et des D.I.C.T.
Sous-traitance : Rédaction des contrats de sous-traitance (marchés publics/privés), gestion des demandes d'agrément et vérification de la conformité réglementaire via E-ATTESTATION.
Suivi & Sécurité : Gestion des correspondances (RAR, courriers clients), suivi des causeries et des visites de prévention, mise à disposition des « Classeurs Rouges » et archivage des PPSPS / plans de prévention.
Clôture : Archivage des PV de réception, Quitus et dépôt des attestations (QUALIBAT, fiches satisfaction) sur le serveur SMI.
2. Gestion Commerciale
Prospection : Mise à jour de l'outil PROSPECT'IVE et tenue des tableaux de suivi par marché.

Appels d'offres : Constitution et mise à jour de la partie administrative des dossiers de réponse.
Commandes : Demandes d'autorisation de solvabilité des clients privés (SFAC), création des codes chantiers et enregistrement des contrats dans l'ERP GERY.
3. Gestion Financière et Facturation
Facturation clients : Établissement de la facturation selon l'avancement, calcul des révisions/actualisations de prix, et dépôt sur les plateformes dédiées (CHORUS PRO pour le secteur public).
Suivi des comptes : Suivi des encaissements, du prorata de chantier, des relances et demandes de cautions bancaires.
Engagements tiers : Formalisation des engagements sous-traitants dans GERY, suivi des Bons À Payer (B.A.P.) sur TRESO2.
4. Gestion des Ressources Humaines (RH)
Intérim : Gestion complète du flux des intérimaires via la plateforme PIXID et transmission des pointages.
Suivi des temps : Saisie et vérification des pointages hebdomadaires des compagnons (interface paie) et mensuels des équipes ETAM/Cadres dans GERY.
Absences & Formations : Suivi du serveur des congés, envoi des convocations de formation, mise à jour des CACES et des visites médicales (CEGID).
5. Gestion des Frais Généraux et Logistique
Accueil physique/téléphonique et gestion du courrier.
Gestion de la flotte automobile (entretiens, cartes gasoil) et de la flotte téléphonique.
Suivi des stocks (fournitures, EPI, matériel HILTI et topographique).
Vérification et établissement des notes de frais via NOTILUS.
Profil Recherché
Formation visée : * Vous intégrez ou préparez un diplôme de niveau Bac +3 spécialisé en Gestion des Entreprises et Administrations ou Gestion de Projets de Construction. Prérequis : Titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 (BTS SAM, GPME, CG ou BUT2). Une première expérience ou un stage significatif dans le secteur du BTP est un fort atout.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autre mise à disposition de ressources humaines

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Pixid
• Notes de frais
• Gestion des ressources humaines
• Rédaction d'appel d'offres
• Conduite de projet
• Plan de prévention
• Sécurisation de chantier
• Chorus
• Rédaction de contrat
• Gestion des stocks
• Gestion des ressources financières
• Facturation
• Traitement du courrier
• Encaissement
• Réactivité