Gestionnaire Secretariat - ma Amiens H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP LILLE

Les activités du service

· Rédaction des actes de délégation

· Suivi du plan de classement

· Traitement du rapport d'activité de l'établissement

· Suivi des délégations de signatures

· Gestion des autorisations d'accès sous le logiciel GSE

· Suivi des suspensions et suppressions des permis de visites

· Gestions des habilitations des personnels médicaux

· Gestions des agréments des aumôniers

· Suivi du plan de classement et archivage documentaire

· Mise à jour du tableau relatif à la gestion documentaire de la labélisation

Composition et effectifs du service

1 secrétaire administratif et 1 Adjoint administratif

Votre hiérarchie

Chef d'Etablissement

Vos interlocuteurs métiers

Autorité judiciaire, direction Interrégionale, Chef d'Etablissement

Vos activités principales

· Organisation de la continuité du service de la continuité de service secrétariat de direction

· Gestion du standard téléphonique et de l'accueil physique des RDV du Chef d'établissement ou de son adjointe.

· Saisie du courrier de la direction

· Frappe des notes de service d'information à la population pénale et diffusion au personnel

· Diffusion des informations générales

· Diffusion des convocations et des comptes rendus des CPU

· Rédactions des PV des réunions

· Organisation, participation et suivi des réunions: conseil d'évaluation, cérémonie d'installation, etc...

· Suivi de l'agenda du chef d'établissement et de son adjointe (congés prévisionnels, formations, RDV extérieurs, réunions...) pour fournir une information de 1er niveau aux interlocuteurs internes et externes

· Suivi des permanences et astreintes

· Suivi du planning d'occupation de la salle de réunion située au RDC et des réservations de véhicules

· Tenir à jour les répertoires téléphoniques (personnels, partenaires et instances officielles) et les partager dans le serveur commun

Nombre d'agents à encadrer

A B C 1 Sans objet

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale OUI NON

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...)

Téléphone, Logiciel GENESIS et GSE, Messagerie OUTLOOK

Connaissances

Savoir-faire

outils de bureautique (EXCEL, WORD)
application
Sens de l'organisation
application
Techniques de secrétariat
application
Mettre en oeuvre des procédures
application
Classement, archivage
application
Sens de l'organisation
application

Réactivité
application
Savoir-être

Discrétion - Faculté d'Adaptation -
application

Sens du Service Public
application

• Logiciels bureautiques
• Excel
• Compte-rendu
• Word
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Sens de l’organisation