Responsable du Service Administration Generale et Secretariat General - Cte de Cmes du Ternois H/F - Structures de coopération territoriale

Rattaché(e) à la Direction des services, vous serez l'interface privilégiée entre le Président, la Direction, les Elus et ses différents interlocuteurs, en lien avec l'assistante administrative que vous encadrerez.

Secrétariat du Président
- Gérer l'agenda du Président
- Planifier et organiser des réunions et rendez-vous (dont réservation de salle, visioconférences...)
- Rédiger des courriers et des notes
- Mettre en forme divers travaux de bureautique et en assurer le suivi
- Gérer et suivre les parapheurs, les courriers
Organisation administrative et fonctionnelle des instances et des assemblées :
- Préparer et gérer les élections au sein du Conseil communautaire
- Préparer les séances du Bureau et du Conseil communautaire (préparation des ordres du jour, convocations, dossiers, délibérations, suivi des décisions et formalisation des actes...)
- Préparer les commissions et conférences des maires
- Contrôler la cohérence juridique des arrêtés, décisions, délibérations, conventions et actes divers avant signature ou transmission, en lien avec la Direction
- Participer aux séances et diverses réunions et en assurer le suivi (comptes-rendus, procès-verbaux...)
- Assurer le suivi et la télétransmission de certains actes à caractère réglementaire (délibérations, arrêtés, décisions) au contrôle de légalité de la Préfecture
- Garantir la bonne tenue des registres des délibérations, arrêtés et décisions
- Organiser et contrôler l'affichage légal et la publication des actes
Administration générale
- Gérer les plannings d'utilisation des équipements sportifs
- Rédiger les conventions de mise à disposition (locaux, brigades vertes, matériels, chapiteaux...)
- Assurer la gestion, le traitement et le suivi des sinistres dans le cadre des contrats d'assurance : déclarations, instruction des dossiers, échanges avec assureurs, experts, services et éventuels conseils externes
- Gérer le courrier entrant (registre courrier, boîte mail générale...)
- Gérer les inaugurations, manifestations, cérémonies diverses (arbre de Noël...)
- Suivre les dossiers d'avis des domaines
- Suivre le foncier bâti et non bâti de la Communauté de Communes

Les « savoirs » :
Formation supérieure + Bac +3
Connaissance de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
Connaissance de l'environnement territorial
Connaissance des techniques de rédaction administrative
Maîtrise de l'expression écrite et orale
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
Maîtrise des techniques de recherches documentaires
Connaissance du territoire, de sa structuration
Environnement, fonctionnement et organisation de la collectivité et processus décisionnels
Connaissance du cadre réglementaire des actes administratifs
Fonctionnement et modalité du contrôle de Légalité avec les Services de la Préfecture
Les « savoir-faire » :
Capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse
Capacité à manager
S'organiser et gérer les priorités
Comprendre une demande, filtrer et orienter
Prendre des notes
S'adapter à différents interlocuteurs
Accueillir avec amabilité
Gérer les situations de stress
Respecter la confidentialité
Gérer et suivre une procédure, être méthodique
Rendre compte au supérieur hiérarchique
Les « savoir-être »
Rigueur
Efficacité, réactivité, respect des délais
Confidentialité
Capacités relationnelles
Dynamisme
Diplomate
Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
Sens du service public