Chef du Bureau du Dossier Social Étudiant - Crous d'Amiens H/F - CROUS Amiens-Picardie

Garantir la gestion efficiente, sécurisée et conforme du Dossier Social Étudiant (DSE), piloter l'activité du bureau et contribuer à la mise en oeuvre de la politique de vie étudiante du CROUS.

Environnement et enjeux

Le poste s'inscrit dans un environnement multi-acteurs (CNOUS, Ministère de l'enseignement supérieur, rectorat, établissements d'enseignement) avec des enjeux forts :

- Qualité de service aux étudiants

- Maîtrise des délais et des risques financiers

- Sécurisation des procédures et du contrôle interne

- Pilotage de l'activité dans un contexte réglementaire évolutif

Missions principales

Pilotage du Dossier Social Étudiant et autres aides
- Superviser l'instruction des dossiers sociaux étudiant et autres demandes d'aides (aide à la mobilité parcoursup, aide à la mobilité master, aide au mérite, aide spécifique annuelle) dans le respect des délais et de la réglementation
- Organiser le traitement des demandes d'exonération et de remboursement de la CVEC
- Organiser la réponse aux demandes par mail des usagers (délai de traitement, qualité des réponses) et l'accueil des étudiants dans le service
- Assurer la gestion des situations complexes et des dossiers sensibles
- Organiser l'envoi annuel des documents de communication sur la campagne DES
- Organiser l'envoi du contrôle d'assiduité pour l'UPJV et l'UTC

Management d'équipe
- Encadrer, animer et accompagner les gestionnaires
- Organiser, planifier et suivre l'activité du bureau
- Fixer les objectifs, suivre les résultats et développer les compétences
- Conduire les réunions d'équipe et favoriser la cohésion
- Participer à la formation des nouveaux agents
- Organiser une permanence en télétravail pendant la période de fermeture du Crous l'été

Pilotage financier et administratif
- Effectuer les liquidations mensuelles des bourses et aides financières et le suivi des crédits
- Garantir la fiabilité des opérations financières
- Assurer la liaison avec la DAF du rectorat et l'agence comptable du Crous pour le paiement des aides
- Assurer le suivi des rejets de paiement avec la DDFIP

Adjoint de la Directrice de la vie étudiante
- Peut être amené à remplacer la Directrice de la vie étudiante pour l'animation des commissions mensuelles d'attribution des aides spécifiques ou la représenter dans une réunion

Contrôle interne et amélioration continue
-Assurer la mise en place de contrôles dans le cadre du contrôle interne comptable du service
- Identifier les risques et savoir mettre en place les contrôles adéquats
- Mettre en place des indicateurs de performance et tableaux de bord
- Optimiser les procédures et contribuer à la modernisation des pratiques

Coordination et partenariats
Être l'interlocuteur privilégié du/des :
- Cnous : pour les demandes de crédits et remontée de problématiques. Assiste aux réunions régulières organisées par le Cnous.
- Établissements d'enseignement pour l'utilisation du module de mise en paiement des étudiants boursiers et pour le contrôle d'assiduité
- Rectorat: pour la mise de paiement des différentes aides, le suivi des crédits, la gestion des recours de bourse
- De la plateforme téléphonique pour le suivi de dossiers particuliers signalés
- Assurer la coordination avec l'équipe du service social
- Participer aux actions de représentation (salons, forums, événements)

Activités complémentaires
- Instruction ponctuelle de dossiers DSE
- Accueil occasionnel du public notamment pour des situations difficiles
- Assiste au séminaire national annuel

- Référente pour des outils métiers

Savoirs

- Fonctionnement des CROUS et de l'enseignement supérieur

- Connaissance des cursus de l'enseignement supérieur

- Réglementation des aides sociales étudiantes

Savoir-faire

- Pilotage d'activité et gestion de flux

- Management d'équipe

- Analyse et résolution de situations complexes

- Élaboration d'outils de suivi (indicateurs, tableaux de bord)

- Maîtrise des outils bureautiques et métiers

Savoir-être

- Leadership et sens des responsabilités

- Capacités d'analyse

- Rigueur et sens de l'organisation

- Capacité d'adaptation et réactivité

- Qualités relationnelles et sens du service public

- Esprit d'initiative et force de proposition

Expérience en environnement administratif ou établissement public souhaitée

Expérience en management souhaitée