Charge·e d'Accueil - Cte de Cmes du Ternois H/F - Structures de coopération territoriale

La Communauté de Communes du Ternois (38 000 habitants, 103 communes) recrute un/une chargé(e) d'accueil pour le siège administratif à Herlin-le-Sec.
Représentant de l'image de l'établissement, il/elle accueille, oriente, renseigne le public et accompagne la demande des usagers en fonction des différents canaux de communication utilisés (physique, téléphonique, numérique).

1/ Accueil physique et téléphonique du public
Accueil du public
Réception, filtrage et orientation des appels téléphoniques et des mails
Prise de messages
Paramétrage et mise à jour du répondeur téléphonique
Mise en relation des correspondants
Gestion des demandes de la population
Accompagnement et introduction des visiteurs
Régulation de l'entrée des visiteurs et groupes et surveillance des accès
Gestion des situations de stress et régulation des tensions
Adaptation de son intervention aux différents publics
Tenue et suivi du tableau de bord de fréquentation
Gestion de l'utilisation de l'espace de co-working

2/ Renseignement et orientation du public
Présentation des documents d'information et de communication
Orientation du public vers les services ou organismes compétents
Renseignement sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité et de ses services

3/ Gestion et affichage d'informations - gestion du fond documentaire
Mise à jour du fond documentaire
Diffusion des informations des services et des partenaires

4/ Gestion matérielle
Ouverture et fermeture de l'accueil
Gestion des stocks de fournitures administratives

4/ Gestion de tâches administratives
Accompagnement et aide des services dans leurs démarches administratives (planification...)
Réalisation de divers travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, comptes-rendus, procès-verbaux, rapport, mise à jour de listing...), tri, classement, numérisation...

5/ Participation aux réunions de travail

- Expérience sur un poste similaire exigée
- Les « savoirs » :
Ou formation et qualification nécessaires
Organisation et organigramme de la collectivité et des services
Annuaire téléphonique
Connaissance géographique du territoire et des territoires voisins
Connaissances générales sur la collectivité : communes, élus, services, sites...
Organismes extérieurs et partenaires
Droits et obligations des usagers
Réglementation sur la communication des actes administratifs

- Les « savoir-faire » :
Ou compétences
Maitrise de l'outil informatique (logiciel courrier, Word, Excel, messagerie, internet et des tableaux de bords)
Fonctionnement du standard téléphonique
Techniques d'accueil et de communication
Techniques de régulation des tensions et de gestion des conflits et des situations de stress
Techniques de médiation et de négociation
Bonne maîtrise rédactionnelle

- Les « savoir-être »
Ou qualités relationnelles
Bonne présentation
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Appliquer les règles de communication et de protocole
Gérer les situations de stress et réguler les tensions
Adapter son intervention aux différents publics
Conserver neutralité et objectivité
Réagir avec pertinence face aux situations d'urgence
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Respect de la confidentialité
Discrétion professionnelle
Sens du service public

• Accueil du client
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique